أقر المجلس الأعلى للجامعات برئاسة الدكتور مصطفى رفعت القواعد الجديد للنظام الإلكترونى لترقية لأعضاء هيئة التدريس بالجامعات المصرية موضحا زيادة أعداد المحكمين على مدار العامين الماضيين منذ فبراير 2022 وحتى أبريل 2024 ليصل إلى 4738 عضوا، فضلا عن تقدم حوالى 1197 عضوا ليصبح إجمالي عدد المحكمين بعد الإضافة فى شهر أبريل 5935 عضوا وتمثل القائمة المضافة حوالى 25% من القائمة الحالية.
وتضمنت التحديثات التي تمت على النظام الإلكترونى لترقية أعضاء هيئة التدريس فى ربط النظام بالنظام الالكتروني الخاص باستخراج تقارير معامل التأثير وفحص الاقتباس من خلال استخدام نفس بيانات التسجيل " الرقم القومى وكلمة المرور" للدخول على النظامين، مع نقل البيانات الشخصية للمتقدم الموجودة بنظام معمل التأثير الي نظام الترقية بشكل آلي، وكذلك نقل بيانات الأبحاث ومرفقاتها والموجودة بنظام معمل التأثير إلى نظام الترقية بشكل آلى، مع تفعيل الدفع الإلكترونى على نظام الترقية.
ومن ضمن التحديثات أيضا تفعيل عمل المحكمين اذ تم إضافة قوائم للمحكمين على نظام الترقيات طبقا للتوزيع بكل لجنة علمية، وتمكين المقرر من اختيار المحكمين من القائمة المتاحة للجنة العلمية أو إضافة اسم محكم خارجى فى حالة الحاجة إلى ذلك، بالإضافة إلى تدشين حسابات لكل المحكمين من مختلف اللجان العلمية بالإضافة إلى حسابات أعضاء اللجان فى حالة الحاجة إلى تحكيمهم طبقا لموافقة أمانة المجلس الأعلى للجامعات ، وتم إرسال ايميلات للمحكمين من الايميل الرسمي لنظام عضوية اللجان والمحكمين وذلك لتبليغهم برابط الموقع الجديد للتحكيم وأيضا اسم المستخدم وكلمة المرور لكل عضو على حدا، كما تم تفعيل دور المحكم على نظام الترقيات لتمكينة من تقييم الأبحاث المقدمة.
وفى نفس الإطار تقوم وحدة نظم المعلومات بالمجلس الأعلى للجامعات بتقديم الدعم الفني المستمر للمحكمين الجدد للتمكن من إجراء مهمتهم على أكمل وجه، بالإضافة إلى أنه بعد إجراء التحديث الجديد لقوائم المحكمين جارى عمل حسابات جديدة للمحكمين الجدد وإدراجهم فى النظام وإرسال ذلك بالبريد الإلكترونى.
ويمثل التحديث للنظام الإلكترونى قيمة مضافة لجميع الأطراف سواء المتقدمين للترقية أو المقررين أو المحكمين أو أمانة المجلس الأعلى للجامعات ، حيث تمثل القيمة المضافة للمتقدمين للترقية:
• توفير الجهد المطلوب للتسجيل وتحميل الملفات على النظامين
• مراجعة تقارير معامل التأثير وفحس الاقتباس قبل التقدم للجنة العلمية ومن ثم إمكانية استبدال أبحاث أو حذف وغضافة قبل التقدم رسميا للجان
• توفير الوقت بتفعيل الدفع الإلكترونى على نظام الترقيات بدلا من الإيداع النقدى فى البنك
• تفعيل رفع الملفات الكترونيا للجنة العلمية والمحكمين تمهيدا لتقليل عدد الملفات الورقية المكلفة ماديا من 5 ملفات إلى ملف واحد به اصل المستندات المعتمدة
• تقليل زمن دورة العمل من عدة أشهر إلى شهر على الأكثر
أما القيمة المضافة لمقررى اللجان العلمية من التحديثات تتمثل فى:
• استلام جميع الملفات وتقارير المكتبة الرقمية إلكترونيا فى نظام واحد
• توزيع الإنتاج العلمى على المحكمين إلكترونيا وتوفير الجهد والمال عن طريق إرسال الملفات إلكترونيا
• استلام التقارير الفردية للمحكمين إلكترونيا وكتابة التقييمات مباشرة فى استمارة التقييم للمتقدمين بدلا من إعادة إدخالها فضلا عن تقليل نسب الأخطاء.
• التأكد من الدفع وذلك بمراجعة ايصالات الدفع الإلكترونى من النظام مباشرة
• توفير المساحات المطلوبة لحفظ الملفات طول فترة الدورة والدورات السابقة
• توفير وسيلة للأرشفة الإلكترونية طوال فترة العمل مع تسهيل عمل التسليم والتسلم ما بين الدورتين.
وفيما يخص القيمة المضافة للمحكمين فى اللجان العلمية تتمثل فى :-
• استلام جميع ملفات الأبحاث المطلوب تحكيمها إلكترونيا فى واجهة واحدة
• نموذج موحد للتقارير الفردية لكل اللجان يتم تجهيز آليا بعد الانتهاء من التحكيم والإرسال للمقرر
• إمكانية تسجيل التحكيم جزئيا أو كليا وإرسالة فقط للمقرر عند الانتهاء وذلك بعد التعهد بأن المتقدم ليس من القرابة حتى الدرجة الرابعة
• أرشفة التقارير مع إمكانية طباعتها طول فترة التحكيم
• توفير الوقت والمال المطلوب لإعادة ارسال التقارير الفردية لمقررى اللجان
• جارى إعلام المحكمين بطلبات التحكيم عن طريق البريد الإلكترونى بدلا من تواصل المقررين تليفونيا.
ويمثل التحديث الإلكترونى للنظام بالنسبة لأمانة المجلس الأعلى للجامعات:
• حوكمة شاملة لدورة العمل بلجان الترقيات
• أرشفة إلكترونية كاملة لجميع التقارير الفردية والجماعية للمتقدمين
• توفير الوقت والجهد لكل فرق العمل وذلك للإسراع من دورة الترقية للمتقدمين
• تفعيل الدفع الإلكترونى على جميع الأنظمة الالكترونية لتوفير الوقت والجهد على الوحداتا لحسابية للتأكد من ايصالات الدفع فضلا عن الطلبات الورقية لتجهيز المقابل المادى لأعضاء اللجان العلمية والمحكمين وذلك باستخراج التقارير مباشرة من على النظام.
